第一步:分類

家庭檔案收集齊全后,要對(duì)這些檔案資料進(jìn)行分類,分類的原則按不同載體、不同類型進(jìn)行,如文書類、聲像類、日記類、證件類等。

第二步:整理

以每位家庭為一個(gè)全宗進(jìn)行整理。根據(jù)載體、類別的不同,選擇以卷或以件為單位,按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、編目、編號(hào)和排架。文書材料按《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理編目;科技文件保持成套性,按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷質(zhì)量一般要求》進(jìn)行整理編目;照片按《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理編目;錄音、錄像、磁盤、光盤等編寫文字說(shuō)明編目裝盒;字畫以件為單位整理編目;其他大型物品以件為單位整理編目。

第三步:編號(hào)

為方便檢索,對(duì)每件(份)材料、物品進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)時(shí)要遵循檔案整理辦法中“同一保管期限內(nèi)編流水號(hào)”的原則,不能重復(fù);在每份檔案材料的首頁(yè)上方加蓋檔號(hào)章,編號(hào)的位置在檔號(hào)章內(nèi),不便直接書寫的,可以書寫在口取紙上,然后粘貼牢固。

第四步:編目

根據(jù)管理和利用家庭檔案工作的不同需要,分別編制目錄。主要包括歸檔文件目錄、案卷目錄和人名索引等。

第五步:裝盒

盒子的外觀、規(guī)格可視檔案材料的形式、材料、大小來(lái)選擇。盒子宜選檔案部門推薦的正規(guī)檔案盒,利于保管,便于使用;盒脊背要注明全宗號(hào)、分類號(hào)、件(卷)號(hào)、業(yè)主姓名、盒號(hào)等項(xiàng)目,以便查找。

第六步:排列上架

家庭檔案要按照分類排列上架。家庭檔案的分類可根據(jù)每個(gè)家庭檔案形成的多少靈活掌握,多則分、少則合。

南城檔案館

二〇一六年十月十四號(hào)