一、什么是家庭檔案

家庭檔案,是指家庭成員在家庭生活和社會(huì)活動(dòng)中形成的、歸屬家庭及個(gè)人的、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像及其他形式的歷史記錄。

二、家庭檔案的作用

家庭檔案是維護(hù)家庭及其成員合法權(quán)益的重要憑證;是家庭日常生活管理的重要依據(jù);是家庭教育的生動(dòng)教材;是科學(xué)研究的可靠資料;是傳承文明的有效載體;是國(guó)家檔案資源寶庫(kù)的重要補(bǔ)充。建立家庭檔案對(duì)促進(jìn)社會(huì)文明,傳承歷史文化有重要的意義和作用。

三、家庭檔案的范圍

各家庭可根據(jù)實(shí)際,確定本家庭檔案的收集范圍。家庭檔案收集的參考范圍如下:

證書(shū)類(lèi):包括出生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、結(jié)婚證、房產(chǎn)證、獲獎(jiǎng)證書(shū)、職稱(chēng)證、培訓(xùn)合格證等;

醫(yī)療保健類(lèi):包括病歷、體檢表、藥方、醫(yī)保材料、治病過(guò)程中的材料等;

理財(cái)類(lèi):包括銀行存折、對(duì)賬單、股權(quán)證、股票存折、購(gòu)房購(gòu)車(chē)發(fā)票及合同、保險(xiǎn)單證及合同、購(gòu)買(mǎi)家具及電器的發(fā)票、家庭借貸合同、債券、房屋租賃合同等;

文稿書(shū)信類(lèi):包括家庭成員撰寫(xiě)的各類(lèi)文稿、對(duì)外交往的信函等;

家電使用維護(hù)類(lèi):包括家電及家用汽車(chē)的使用說(shuō)明書(shū)、合格證、保修卡、維護(hù)記錄等;

聲像類(lèi):包括家庭活動(dòng)的各類(lèi)照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等;

實(shí)物類(lèi):包括家庭的各類(lèi)珍貴收藏、紀(jì)念品、徽章等;

綜合類(lèi):包括族譜、家譜、日記、履歷材料、學(xué)習(xí)成績(jī)單等。

四、家庭檔案的整理

家庭檔案的整理是指將處于零散狀態(tài)的家庭檔案材料,進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、確件、排序、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過(guò)程。

(一)家庭檔案的鑒別。

主要是鑒別材料是否具有保存價(jià)值、應(yīng)不應(yīng)歸檔及應(yīng)歸入家庭檔案的哪一類(lèi)。

(二)家庭檔案的分類(lèi)。

家庭檔案分類(lèi)就是將家庭及其成員所形成的全部檔案,按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同,分成一定的層次和類(lèi)別,使家庭檔案構(gòu)成一套有機(jī)的體系。根據(jù)家庭檔案材料的內(nèi)容、種類(lèi)及載體類(lèi)型,一般建議將家庭檔案分為以下幾大類(lèi):A—綜合類(lèi)、B—證書(shū)類(lèi)、C—醫(yī)療保健類(lèi)、D—理財(cái)類(lèi)、E—文稿書(shū)信類(lèi)、F—家電使用維護(hù)類(lèi)、G—聲像類(lèi)、H—實(shí)物類(lèi)。

具體家庭對(duì)其檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí),可參考上述分類(lèi)進(jìn)行,也可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置類(lèi)別,或在此基礎(chǔ)上增設(shè)新的類(lèi)別。

(三)確定歸檔材料的“件”。

依據(jù)歸檔材料的形成規(guī)律、歸檔材料獨(dú)立發(fā)揮作用與否劃分出歸檔材料的最基本保管單位——“件”。一般講,一份證書(shū)即為一件;一份文稿或書(shū)信即為一件;一份單據(jù)即為一件;同一事件的照片即為一件;一盤(pán)錄音帶、一盤(pán)錄像帶、一張光盤(pán)即為一件;已裝訂成冊(cè)的材料也可作為一件;一件實(shí)物也作為一件。

(四)家庭檔案的排列。

家庭檔案的排列是指在對(duì)家庭檔案進(jìn)行分類(lèi)的基礎(chǔ)上,對(duì)每類(lèi)檔案材料分別進(jìn)行排列,包括檔案盒內(nèi)檔案材料的排列和家庭檔案盒的排列。盒內(nèi)檔案材料的排列可以采用以下方法:

按時(shí)間順序排列:由遠(yuǎn)及近排流水號(hào);

按載體形態(tài)排列:由小到大排流水號(hào);

按內(nèi)容性質(zhì)排列:同類(lèi)性質(zhì)的放一起排列。

具體在排列時(shí),按實(shí)際情況,可采用單一方法或兩個(gè)方法結(jié)合,如載體—時(shí)間、內(nèi)容—時(shí)間。

檔案盒的排列可以按種類(lèi)(A—G)排列,同一種類(lèi)的按流水號(hào)排列。

(五)家庭檔案的編號(hào)。

家庭檔案的檔號(hào)編制本著盡量簡(jiǎn)化方便的原則設(shè)置,A—綜合類(lèi)、B—證書(shū)類(lèi)、C—醫(yī)療保健類(lèi)、D—理財(cái)類(lèi)、E—文稿書(shū)信類(lèi)、F—家電使用維護(hù)類(lèi)的檔案檔號(hào)由大類(lèi)代字和件號(hào)兩部分組成;G—聲像類(lèi)、H—實(shí)物類(lèi)的檔案檔號(hào)由大類(lèi)代字、屬類(lèi)代號(hào)、件號(hào)組成。

G—聲像類(lèi)檔案的屬類(lèi)代號(hào):1—為照片,2—為錄音帶,3—為錄像帶,4—為光盤(pán)。

H—實(shí)物類(lèi)檔案的屬類(lèi)代號(hào):1—為獎(jiǎng)杯,2—為獎(jiǎng)牌,3—為字畫(huà),4—為紀(jì)念品。

G—聲像類(lèi)與H—實(shí)物類(lèi)其屬類(lèi)設(shè)置可靈活掌握,有類(lèi)設(shè)類(lèi),可增加或減少屬類(lèi)。

檔案編號(hào)主要是在歸檔材料上貼上檔號(hào)章,檔號(hào)章樣式可采用以下兩種:一是類(lèi)別、件號(hào);類(lèi)別、件號(hào)、題名。

(六)家庭檔案的編目。

家庭檔案的編目主要包括編制家庭檔案目錄、填寫(xiě)家庭檔案盒標(biāo)簽。

家庭檔案目錄由家庭檔案管理程序在家庭檔案錄入完后統(tǒng)一打印。

家庭檔案盒標(biāo)簽內(nèi)容包括家庭檔案類(lèi)別、件號(hào),可用碳素筆直接填寫(xiě),也可填寫(xiě)在不干膠標(biāo)簽上,然后粘貼在家庭檔案盒上,另根據(jù)實(shí)際情況也可在檔案盒上寫(xiě)上權(quán)屬人或內(nèi)容。

(七)家庭檔案的裝盒。

家庭檔案的裝盒是指依照家庭檔案的不同類(lèi)別按件號(hào)的先后順序?qū)n案材料裝入檔案盒內(nèi)。家庭檔案盒可采用規(guī)范的檔案盒,也可以采用家庭自制的盒子,或其他閑置的盒子,如月餅盒。

五、家庭檔案的保管

家庭應(yīng)將家庭檔案放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、隱私、貴重的家庭檔案可單獨(dú)存放

家庭應(yīng)妥善保管家庭檔案,注意防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵。

六、家庭檔案的利用

家庭成員可根據(jù)實(shí)際需要利用家庭檔案,用后歸放原處,防止丟失。

涉及個(gè)人隱私的家庭檔案要經(jīng)本人同意方可利用,保密、珍貴的家庭檔案應(yīng)嚴(yán)格限制利用。

街道檔案館接受具有價(jià)值的家庭檔案捐贈(zèng)。家庭檔案所有者對(duì)其捐贈(zèng)的家庭檔案享有優(yōu)先利用權(quán),并可對(duì)其家庭檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用的意見(jiàn)。

家庭檔案的所有者公布家庭檔案必須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定,不得損害國(guó)家安全和利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。