為管好用好工程檔案，市城建局以數(shù)字化建設(shè)作為檔案管理的重要抓手，不斷創(chuàng)新思路，開拓進(jìn)取，優(yōu)化管理、優(yōu)化服務(wù)、優(yōu)化方式、優(yōu)化利用，盡可能讓多工程檔案觸網(wǎng)上線，靈活利用檔案資源，形成以項(xiàng)目管理為主體，橫豎、實(shí)時(shí)管理相結(jié)合的管理體系，打通工程檔案管理“最后一公里”。

——優(yōu)化管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、全面覆蓋”的原則，市城建局調(diào)整優(yōu)化了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)檔案鑒定小組、應(yīng)急管理小組，并明確職責(zé)范圍、工作制度及流程；建立了以辦公室信息檔案組為中心，各部門兼職檔案員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配備符合相關(guān)專業(yè)知識背景或經(jīng)過崗位培訓(xùn)的人員；印發(fā)了《市城建局檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急工作預(yù)案》，進(jìn)一步強(qiáng)化了應(yīng)急處置的能力；加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案寄存、檔案庫房升級改造等相關(guān)事項(xiàng)納入黨組議題討論。

——優(yōu)化服務(wù)。增強(qiáng)主動服務(wù)理念，加強(qiáng)前端介入，聯(lián)合科室，主動開展檔案培訓(xùn)服務(wù)。今年以來，共舉行了3次工地檔案宣傳培訓(xùn)會，邀請市城建檔案館2名專家在我局舉行檔案移交專題培訓(xùn)，強(qiáng)化參訓(xùn)人員檔案管理貫穿項(xiàng)目整個(gè)過程的意識，加深對檔案移交線上上傳流程及著錄要求、線下提交流程及整理要點(diǎn)的認(rèn)識。主動邀請市委辦、市城建檔案館負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)同志到市城建局調(diào)研指導(dǎo)檔案工作并座談，切實(shí)解決檔案管理中遇到的保密、移交、歸屬等問題，提升了檔案服務(wù)的“精度”。

——優(yōu)化方式。為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)檔案數(shù)據(jù)與工程實(shí)體建設(shè)同步，加快重大交通項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)算，市城建局遵循“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，全面鋪開項(xiàng)目建設(shè)過程資料上傳固化工作，推進(jìn)全部在建項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。市城建局開展檔案信息化管理平臺應(yīng)用試點(diǎn)工作，選取了環(huán)莞快速路三期（龍大高速-莞深高速）、鐵路東莞站配套工程桑茶快速路工程等8個(gè)重大在建工程，落實(shí)參建單位將項(xiàng)目管理全過程資料實(shí)時(shí)掃描上傳，由工程項(xiàng)目組組長及檔案管理組人員對資料的真實(shí)性和完備性進(jìn)行審核。目前，8個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目的檔案資料的完整性和時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)了明顯提高，基本實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目建設(shè)檔案數(shù)據(jù)和工程實(shí)體建設(shè)同步。

——優(yōu)化利用。為了讓工程檔案更好地發(fā)揮其價(jià)值，市城建局簡化借閱流程、檔案檢索工具多樣化、主動開發(fā)挖掘檔案信息、提供電子件借閱，利用途徑更加便捷多樣。目前，利用較多的前期立項(xiàng)報(bào)建文件、竣工驗(yàn)收報(bào)告及合同檔案已全面數(shù)字化，竣工圖、結(jié)算審定及變更資料等已部分完成數(shù)字化，可提供電子文件查閱，利用起來更加高效、便捷。全年以來，提供利用查閱約304人次，約1400卷件。除了開發(fā)檢索工具、提供查詢利用服務(wù)外，檔案室還積極主動開發(fā)信息，挖掘潛藏的檔案資源，參與完成了《組織沿革》《眾志成城》匯編工作，為局的發(fā)展歷程保存過程史料。